個人情報を含む決裁文書の紛失についてのお詫びとご報告

　このような事案が生じ、多くの市民の皆さまに多大なるご迷惑、ご心配をおかけしましたことを深くお詫びいたします。引き続き、考え得る捜索を行うとともに、再発の防止に努めてまいります。
　なお現状、個人情報の第三者への流出等の二次被害は確認されておりません。

1 事案概要

　令和６年１０月２５日以降、副市長執務室もしくは秘書政策課執務室で個人情報を含む４件の決裁文書が所在不明となっていることが１０月２８日以降に順次判明しました。（４件の決裁文書のうち、個人情報を含む文書は３件）

2 文書の内容

3 経過

文書1

・秘書政策課職員が四條畷市交野市清掃施設組合職員から年次（特別）休暇願を預かり、執務室内の引出しで保管した。【１０月２４日】
・秘書政策課職員が当該書類を副市長執務室の未決裁文書を保管するラックに置いた。【１０月２５日】
・副市長が確認（押印）し、決裁済書類としてラックに置いた。【１０月２５日】
・四條畷市交野市清掃施設組合職員が秘書政策課執務室に来課し、書類の返却を求めるも副市長執務室及び秘書政策課執務室に見当たらなかったため、当該職員が組合事務所に戻り、別の職員が受け取っていないか確認するも見つからなかった。【１０月２８日】
・秘書政策課職員が対象者へ謝罪した。【１０月３０日】

文書2

・秘書政策課職員が職員から決裁文書（プレスリリースの校正）を預かり執務室内の引出しで保管した。【１０月２５日】
・秘書政策課職員が当該文書を副市長執務室の未決裁文書を保管するラックに置いた。【１０月２５日】
・副市長が確認（押印）し、決裁済文書としてラックに置いた。【１０月２５日】
・起案課の職員から電話で当該文書の決裁状況の確認があるも副市長執務室及び秘書政策課執務室に見当たらなかった。その後、起案課の別の職員が受け取っていないか確認するも見つからなかった。【１０月２８日】

文書3

・秘書政策課職員が職員から決裁文書一式（(1)高額介護（予防）サービス費支給決定及び通知書の送付について、(2)負担行為兼命令書）を預かり、秘書政策課執務室の引出しで保管した。【１０月２５日】
・秘書政策課職員が当該文書を副市長執務室の未決裁書類を保管するラックに置いた。【１０月２５日】
・副市長が確認（押印）し、決裁済文書としてラックに置いた。【１０月２５日】
・起案課の職員から電話で当該文書の決裁状況の確認があるも副市長執務室及び秘書政策課執務室に見当たらなかった。その後、起案課の別の職員が受け取っていないか確認するも文書は見つからなかった。【１０月２９日】
・対象者にお詫び文書を発送した。【１１月１日】

文書4

・秘書政策課職員が職員から決裁文書（再任用短時間勤務職員の採用選考の結果等について）を預かり、執務室内の引出しで保管した。【１０月２５日】
・２８日以降の状況を把握していた職員から、文書４の返却がない旨の連絡が入り、秘書政策課執務室及び副市長執務室を確認するも見当たらなかった。その後、起案課の別の職員が受け取っていないか確認するも文書は見つからなかった。【１０月３０日】
※複数の決裁文書が見当たらないことを受け、１０月３０日に他の決裁文書（紙文書の添付があるもの）の状況調査を実施
・秘書政策課職員が対象者へ謝罪した。【１０月３０日】

4 対応状況

・１０月３０日以降、遺失、盗難の両面で四條畷警察署へ相談を行っています。
・遺失に加え、盗難の可能性があるため、１１月２７日付で、四條畷警察署に被害届を提出しました。​​​

5 これまでの取組み（内部捜索、聞取りの内容）​

・秘書政策課執務室及び副市長執務室の捜索（複数回）
・当該文書所管課執務室の捜索（複数回）
・本館北側、古紙、溶解文書一時保管庫の捜索（複数回）
・庁舎内、清掃従事者に対する聞取り（複数回）
・当該文書の決裁関与者等に対する聞取り（複数回）
・四條畷市交野市清掃施設組合を含む全課にわたる捜索の実施（簿冊、棚、書庫に加え、個人机の引出内など）
・１０月２６日及び２７日の勤務者（本庁在籍者）に対する不審者情報等の聞取り

6 再発防止に向けた今後の対応

紛失理由に遺失と盗難の双方の可能性があるため、下記の対応を実施します。

盗難に対する対応

・市長、副市長及び秘書政策課執務室の鍵の交換
・秘書政策課執務室前廊下への防犯カメラの設置
・【対応済】庁舎管理業務員に対し、開庁前及び閉庁後の副市長執務室の開錠と施錠、開庁前の秘書政策課執務室の開錠を行わないよう指示
・【対応済】時間外及び閉庁日に庁舎に立ち入る際の庁舎管理業務員への入退庁連絡の徹底
・【対応済】執務室への職員以外の立入り制限の徹底
・【対応済】個室執務室にあっては不在にする際の施錠の徹底
・【対応済】決裁文書を保管するための鍵付き保管庫の整備（副市長執務室及び秘書政策課執務室）

遺失に対する対応

​・【対応済】電子のみの起案の原則徹底
・【対応済】やむを得ず紙起案の場合、ハード面の環境が整うまでの間、機密性の高い情報を含む際の持回り決裁の実施
・【対応済】市庁舎の清掃委託業者に対し、今後、副市長執務室のごみ収集を行わないよう指示

なお、中長期的に庁舎（他の施設を含む）のソフト、ハード両面にわたる監視策の検討とその導入を行うとともに、全職員を対象とした行政文書の適正な取扱いの徹底等に関する研修に継続的に取り組んでまいります。

​問い合わせ先

本件に関する問い合わせ先

四條畷市　総合政策部　秘書政策課

072-877-2121（代表）

​0743-71-0330（代表）

介護保険に関する問い合わせ先

四條畷市　健康福祉部　高齢福祉課​

072-877-2121（代表）

0743-71-0330（代表）