り災証明申請から受領までの顛末

受付日：平成30年11月21日
回答日：平成30年11月29日

意見・提言内容

1．​9/4の台風21号の被害で、瓦が、飛散。
火災共済の請求に、り災証明が、必要とのことで、住宅所有者本人は高齢につき小生（所有者ご子息）が、10/31危機管理課に出向き、申請書にその場で記入提出し、その際今回は委任状が必要とのこと(前の地震時は不要であった)、必要資料の写真は、メール送信で可と説明を受ける。
了解し、委任状については、所有者本人　記入の上、その日のうちに再訪提出。写真は、10/31に、データが大きいために、1枚毎に分けて送信。
心配なので、危機管理課に着信確認の電話も行った。
提出時、一部損壊なら1週間程度で郵送する聞いていた。(前の地震の時は、1週間かからなかった)
その後、何の動きもなく、昨日(11/19)市役所の代表電話に電話すると、会計に回され、即答とならず、約20分後の折り返し電話となる。
平然と、写真の確認が、「今」できたので、来週には郵送するの回答。
こちらから10/31のやりとりを、強く訴えると、内部の連絡が悪くとか、委託先のメールサーバーの許容量オーバーとか、訳の分からない言い訳。
社会人としての言葉使いもなっていない。
来週などとんでもないと強く言って、「明日、そちらに出向く」と言うと、用意する危機管理課に取りに来て下さいとのこと。
こちらからは、敢えて訪問時刻告げず。
本日(11/20)危機管理課訪問、り災証明受領。
今回の顛末と原因を聞くと、必要書類の写真が、受信しているにもかかわらず調査する部門の会計へ送信されていなかったとのこと。
何故か？問い詰めると失念とのこと。
昨日、こちらから電話しないとアクションはなかったとのこと。
写真未提出で、不備催促のルール化、マニュアル化はされていないとのこと。
前日の電話での釈明内容とも異なり呆れました。再発防止の徹底を、強く依頼した。
上司　課長レベルからの謝罪くらいあるかと思ったが、全くなし。
怒りは収まりません。

2.市長への要望
1の顛末・事実を、確認下さい。(事実でないものはご指摘下さい)
貴職が、所信表明で述べられている縦割りの改善は、？？です。
また危機管理の強化は、危機管理課が、このような状態では不安です。
強く指摘しないと、うやむや・ごまかすと言う、体質・意識がある。今回のケースも、この要望が、なければ、共有されていますか。
強く経緯を指摘されると所用日数が、1週間から1日に、即座に短縮される。
り災証明等は、通常でもそのスピードで行うべき。
貴職は、新しい発想と行動で、改正・改革を推進中でご苦労が多いと思いますが、以上よろしくお願いします。

回答内容

​​この度は、市長への意見箱に意見をくださり、ありがとうございます。
いただきましたご意見について、回答いたします。

罹災証明書の発行業務について、担当課相互の連携不足により発行が遅延いたしましたこと、またその遅延のお問い合わせに関し、職員の説明対応が不適切であったため、たいへん不快な思いをさせ、また、罹災証明書の交付にあたっては、市役所まで来ていただくこととなり誠に申し訳ありませんでした。
心よりお詫び申し上げます。
この度のご意見に対し、担当課に確認したところ、ご指摘の経緯のとおり相違ない旨確認いたしました。担当課相互では、再発防止策について検討しており、当面の処置といたしまして、日々のメールの確認及び連絡調整はもとより、市民からの罹災証明書の申請受付である危機管理課、罹災の書類一式を整理する会計課の連携齟齬を無くすため、申請者からのメールによる写真送付先を現在の危機管理課又は税務課のアドレスから会計課のアドレスへと変更いたしました。
また、市民の皆さまからの電話・窓口応対につきましても、職員の「市民の皆様に対する心づかい」を含め、職員の適切・丁寧な応接を徹底して参ります。

本市防災行政への変わらぬご理解・ご協力をお願い申し上げます。