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不合理な「本人通知制度」に唖然、要改善
受付日：平成30年6月25日
回答日：平成30年7月9日
意見・提言内容
「本人通知制度」に基づく「住民票の写し等交付通知書」が市長名で届きましので、誰宛に交付されていたのか、問い合せるべく市役所へ参りました。
これが契機で「本人通知制度」につき以下の不合理な件が浮上致しました。
参考
誰でも本人の承諾を得ることなく、他人の住民票・戸籍謄本の写しを入手できる。
予め申請しておけば、「本人通知制度」に基づき、発行日のみが記された「住民票の写し等交付通知書」が本人へ郵送される。
- 届いた「住民票の写し等交付通知書」を当該課へ提示して、「住民票の写し」の請求者を尋ねると、先ず「個人情報開示請求書」に必要事項を記入して提出すべく要請される。
- 誰宛に交付されていたかは、「後日電話連絡する」制度となっているとのこと。（開示請求者に交付先を知らすには回議が必要との説明あり）（「住民票の写し」等請求者には窓口で対処しておきながら、開示請求者へは煩雑な手続きを要請し、即日完了しない・・・本末転倒では）（「住民票の写し」等請求者の職業等によっては、開示請求者へ氏名等を開示して貰えない制度となっている・・・納得が行かない）
- 本制度に関する法令はなく、市町村が独自に要綱等を定めている。
- 全ての市町村が制度化しているとは限らない。
特に上記2については納得がいきません。
開示請求者へは即日対応完了すべく、簡略化改善をお願いいたします。
回答内容
1「住民票の写しの請求者」を尋ねた場合に、市が個人情報開示請求書の提出を求める理由について
個人情報が不正に収集されたり、不適正に利用されたりしていないかを確認できるよう、四條畷市個人情報保護条例に基づき、自分に関する情報が記載された行政文書の開示を市に請求することができます。
請求を受けた市は、その文書を検索した後に、開示することを原則としつつ、開示できない情報（法令等で開示することができないとされている情報や本人に開示することで第三者のプライバシーを侵害する情報など）が含まれていないかを審査のうえ、開示する内容を決定する必要があることから、条例では個人情報開示請求書の提出を求めています。
市民課窓口で住民票の写しの請求者をお尋ねになられた際に、個人情報開示請求書に必要事項を記入し、提出を求めたことについては、条例に基づくものであることをご理解いただきますようお願い申し上げます。
2-1 開示の可否が即日完了しない理由及び「誰宛に住民票の写しが交付されていたかは、『後日電話連絡する』制度となっている」との記載について
本人からの個人情報の開示請求があった場合、対象となる行政文書を本人に開示することが原則です。
しかしながら、行政文書に上記記載の開示できない情報が含まれている場合もあることから、開示の実施に当たっては、その情報に配慮しなければなりません。
これについて万が一、開示してしまった場合、第三者の権利利益を侵害することになりますので、市としましては、開示の可否の決定に当たっては、慎重に判断するため、内部での意思決定に一定の時間が必要であることをご理解いただきますようお願い申し上げます。
また、「誰宛に交付されたかは、後日、電話連絡する制度」と記載がありますが、個人情報の開示の可否の決定については、条例第17条に基づき書面で通知する制度です。
本市では、より迅速な開示の可否を開示請求者にお知らせするため、内部での意思決定（決裁）が完了した場合は、取り急ぎ、電話により開示の決定をした旨をお伝えし、開示請求者に来庁可能な日時をうかがい、直接文書をお渡ししております。
「後日電話連絡する制度」といった誤った認識を与えてしまった点については、開示請求担当窓口での説明が不足しており誠に申し訳ありませんでした。今後、誤った認識を招かないように説明には細心の注意を払うようにしてまいります。
2-2「住民票の写し等請求者の職業によっては、開示請求者へ氏名等を開示して貰えない制度となっている」との記載について
住民票の写し等の第三者への交付は、個人情報保護に充分留意するため、法律（住民基本台帳法第12条の2及び第12条の3）で認められた場合に限定されています。
先日、窓口におきまして、弁護士、司法書士等のうち法律で認められた者（特定受任者といいます。）から住民票の写しが必要である旨の申し出があり、かつ、市長がその申出を相当と認める場合は、交付できるとされていることを説明させていただきました。
しかしながら、窓口での説明が不足していたため「職業によって開示請求者へ氏名等を開示してもらえない制度となっている。」との誤解を与えてしまい、大変申し訳ありませんでした。
今後、市民の皆さまに誤った認識を招かないようにするため、窓口対応時における説明には細心の注意を払うようにして参ります。
3及び4「本制度に関する法令はなく、市町村が独自に要綱等を定めていること」及び「全ての市町村が制度化しているとは限らない」ことについて
四條畷市が実施している本人通知制度について説明いたします。
ご指摘のとおり、本人通知制度は、四條畷市が要綱を定め、住民票の写し等の不正請求及び不正取得による個人の権利の侵害の防止を図ることを目的とした制度でございます。また、日本国内全ての市町村が要綱を制定し、実施しているものでもございません。
今回送付いたしました住民票の写し等交付通知書ですが、今後、通知内容の中に請求者が委任状を用いて取得したものか、どのような業種の方が請求されたのか等、請求種別を記載し通知ができる様式の検討を早急に行い、改善して参りたいと思いますので、ご理解いただきますようお願いします。
今後とも、市政へのご理解、ご協力をお願いいたします。
