審議会等における資料の配布について

受付日：平成30年8月6日
回答日：平成30年8月27日​

意見・提言内容

市長には、常日頃より市政にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
以下につき、善処願います。

配布資料の返却を不要にして下さい。

さて、8月2日（木曜日）に行われた総合教育会議を傍聴し、終了後に受付職員の方にもお願いした内容なのですが、当会議等(教育委員会、各種審議会を含む)傍聴時に配布される資料につき、傍聴終了後に受付に返却することになっている点につき、以前から大変疑問に思っています。
と、申しますのは、公開会議に使用された資料ですし、議事録や資料は後に公開されることが多い為、当日市民に渡さない理由が分かりません。
返却しなければならない為、会議を聴きながら、口頭の内容に加えて書類内容まで、いつも必死でメモを取っています。
非合理的です。
職員の方に返却理由をお尋ねしましたが、法的な理由ではなく市役所の慣習であるとのこと。
また、傍聴した市民が資料を持ち帰ることにより、審議段階の資料がネット流出することのないよう予防策であるとのことでした。
この理由ではまったく理解できません。

このようなことが当たり前になっているのは、行政と市民が対等と考えられていない（行政より市民が下位）からだと私は思います。
行政が進めている市民との協働による市政の発展は、『透明性ある行政』＝的確な情報開示なくして成立しません。
そのひとつとして、審議会等に於ける配布資料の返却を不要としていただきたく存じます。

また余談ですが、当意見箱の入力フォームの本文入力が、とても使いにくいです。
入力枠を大きくしていただくよう、是非改善をお願いします。
以上、ご検討の程、どうぞよろしくお願い申し上げます。

回答内容

この度は、市長への意見箱に意見をくださり、ありがとうございます。
また、回答が大変遅くなりましたことをお詫び申し上げます。
いただきましたご意見について、回答いたします。

ご指摘の通り、的確な情報開示は私たちが市民の皆さまと協働を進め、市政を発展させていくにあたって必要不可欠な要素です。

そのため、改めて庁内全体に向け、適正な情報公開について、審議会等における配付資料の返却は原則不要だということを通知し、徹底いたしました。
なお、ご指摘をいただいておりました市長への意見箱の入力フォームにつきましも、改善いたしおります。

今後とも、市政へのご理解、ご協力をお願いいたします。